Regulamin serwisu EvokePRO

§1. Definicje

1. Usługodawca — Neurocore Sp. z o.o. z siedzibą w Sośnicy, ul. 3 Maja 25, 37-555 Sośnica, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001160402, NIP 7922326995, REGON 541129249, e-mail: mail@evokepro.org.
2. Serwis / EvokePRO — platforma internetowa dostępna pod adresem https://evokepro.org wraz z aplikacją, interfejsem API, widżetami rezerwacji i portalem pacjenta.
3. Użytkownik — osoba fizyczna prowadząca działalność zawodową (psycholog, psychoterapeuta, terapeuta), osoba prawna lub jednostka organizacyjna (gabinet, poradnia), która założyła Konto.
4. Konto — indywidualny dostęp Użytkownika do Serwisu; jedno Konto może obejmować praktykę indywidualną („Solo") oraz członkostwo w jednym lub wielu gabinetach.
5. Gabinet — organizacja utworzona w Serwisie przez Użytkownika, spinająca zespół, pokoje, rozliczenia i płatności; administratorem Gabinetu jest Użytkownik, który go założył lub któremu nadano rolę administratora.
6. Pacjent — osoba, której dane Użytkownik wprowadza do Serwisu w związku z prowadzoną działalnością; Pacjent nie jest stroną niniejszego Regulaminu.
7. Plan — zakres funkcji Serwisu i związana z nim opłata (Solo, Start, PRO oraz stanowiska zespołowe), opisany w cenniku na stronie https://evokepro.org.
8. Umowa powierzenia — postanowienia §10 regulujące przetwarzanie danych Pacjentów przez Usługodawcę w imieniu Użytkownika (art. 28 RODO).

§2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu.
2. Serwis jest narzędziem organizacyjnym dla profesjonalistów. Usługodawca nie świadczy usług psychologicznych, medycznych ani terapeutycznych, nie weryfikuje kwalifikacji Użytkowników i nie jest stroną relacji między Użytkownikiem a Pacjentem. Wyłączną odpowiedzialność za przebieg, jakość i skutki terapii ponosi Użytkownik.
3. Serwis nie jest wyrobem medycznym ani systemem do prowadzenia dokumentacji medycznej w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej; Użytkownik samodzielnie ocenia, czy Serwis spełnia wymogi właściwe dla jego formy działalności, i ponosi za to odpowiedzialność.
4. Serwis skierowany jest do przedsiębiorców i osób wykonujących zawód. Osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego, korzysta z uprawnień opisanych w §16.
5. Do korzystania z Serwisu niezbędne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka i aktywny adres e-mail.

§3. Konto i rejestracja

1. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i akceptacji Regulaminu.
2. Uwierzytelnianie realizowane jest przez zewnętrznego dostawcę usług tożsamości (Google). Użytkownik ustala hasło i może włączyć weryfikację dwuetapową (kody e-mail lub aplikacja TOTP); Usługodawca zaleca jej włączenie z uwagi na charakter przetwarzanych danych.
3. Użytkownik zobowiązany jest podać prawdziwe dane, chronić dane logowania i niezwłocznie zgłaszać podejrzenie nieautoryzowanego dostępu.
4. Użytkownik odpowiada za działania osób, którym udostępnił Konto lub które zaprosił do Gabinetu (zespół, recepcja, księgowość), w zakresie nadanych im ról.
5. Jedna osoba może posiadać jedno Konto; Konto jest niezbywalne.

§4. Zakres i plany usługi

1. Serwis udostępnia w szczególności: kalendarz wizyt i dostępności, rezerwację online, kartotekę pacjentów, notatki kliniczne, plan terapii, portal pacjenta, przypomnienia e-mail/SMS, zadania i karty pracy, warsztaty, faktury, płatności online, raporty oraz funkcje wspierane sztuczną inteligencją.
2. Zakres funkcji zależy od Planu. Aktualne zestawienie funkcji i cen znajduje się na stronie https://evokepro.org oraz w Serwisie w sekcji „Plan i płatności".
3. Plan Solo jest bezpłatny. Plany płatne mogą obejmować okres próbny; po jego zakończeniu Konto przechodzi na Plan bezpłatny, chyba że Użytkownik opłaci Plan płatny.
4. Usługodawca może rozwijać, zmieniać i wycofywać poszczególne funkcje, dbając o to, by zmiany nie pozbawiały Użytkownika dostępu do jego danych. O istotnym ograniczeniu funkcji Planu płatnego Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.

§5. Opłaty i płatności

1. Opłaty za Plany płatne są pobierane z góry, w cyklu miesięcznym, w kwotach wskazanych w cenniku (kwoty brutto w PLN).
2. Płatności za Plan obsługuje operator płatności Stripe. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych.
3. Faktury VAT wystawiane są elektronicznie i udostępniane w Serwisie; Użytkownik wyraża zgodę na ich otrzymywanie w tej formie.
4. Doładowania SMS są rozliczane według aktualnego cennika i nie podlegają zwrotowi w części niewykorzystanej, z zastrzeżeniem §16.
5. Brak zapłaty za kolejny okres skutkuje przejściem na Plan bezpłatny; dane Użytkownika pozostają dostępne w zakresie tego Planu.

§6. Płatności od pacjentów (Stripe Connect)

1. Użytkownik może włączyć przyjmowanie płatności od Pacjentów (za wizyty, warsztaty, karnety). Realizuje je Stripe w modelu Stripe Connect: Użytkownik zakłada własne konto Stripe Express i akceptuje regulamin Stripe dla kont połączonych.
2. Środki od Pacjentów trafiają bezpośrednio na konto Stripe Użytkownika; Usługodawca nie jest odbiorcą tych środków i nie pośredniczy w ich wypłacie.
3. Stripe może pobierać własne prowizje zgodnie ze swoim cennikiem. Ewentualna prowizja Usługodawcy od transakcji jest wskazana w cenniku Planu.
4. Zwroty, opłaty za nieobecność (no-show) i spory z Pacjentami są rozstrzygane między Użytkownikiem a Pacjentem; Serwis dostarcza narzędzia do ich obsługi.

§7. Integracje zewnętrzne (Google, iCal)

1. Użytkownik może połączyć Konto z Kalendarzem Google (synchronizacja wizyt, tworzenie spotkań Google Meet). Połączenie następuje przez OAuth Google w zakresie calendar.events oraz identyfikatora e-mail; Użytkownik może je odwołać w każdej chwili w Serwisie lub w ustawieniach konta Google.
2. Korzystanie z danych pozyskanych z API Google podlega Google API Services User Data Policy, w tym wymogom ograniczonego użycia (Limited Use). Usługodawca używa tych danych wyłącznie do świadczenia funkcji synchronizacji kalendarza i nie wykorzystuje ich do reklam ani do trenowania modeli.
3. Eksport i import iCal odbywa się na odpowiedzialność Użytkownika w zakresie ochrony wygenerowanego linku.

§8. Funkcje AI

1. Wybrane funkcje (asystent sesji, podsumowania notatek, transkrypcje, OCR, generator kart pracy, czat bazy wiedzy) wykorzystują modele sztucznej inteligencji dostarczane przez zewnętrznego dostawcę chmurowego, uruchamiane w regionie Unii Europejskiej.
2. Wyniki AI mają charakter pomocniczy. Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za ich weryfikację i decyzje kliniczne; AI nie stawia diagnoz.
3. Przed przekazaniem treści do modelu Serwis stosuje anonimizację danych identyfikujących Pacjenta w zakresie opisanym w Polityce prywatności.
4. Dane przekazywane do modeli nie są wykorzystywane przez dostawcę do trenowania modeli ogólnodostępnych (zgodnie z warunkami dostawcy dla klientów biznesowych).

§9. Obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik korzysta z Serwisu zgodnie z prawem, zasadami etyki zawodowej i Regulaminem.
2. Użytkownik jako administrator danych Pacjentów zapewnia podstawę prawną ich przetwarzania, realizuje obowiązki informacyjne wobec Pacjentów i odbiera wymagane zgody (Serwis dostarcza narzędzia do ich rejestrowania).
3. Zabronione jest: wprowadzanie treści bezprawnych, próby naruszenia zabezpieczeń, obchodzenie limitów Planu, odsprzedaż dostępu, automatyczne pobieranie danych bez zgody Usługodawcy.
4. Użytkownik odpowiada za treść komunikatów wysyłanych do Pacjentów przez Serwis (przypomnienia, wiadomości do uczestników warsztatów) oraz za zgodność z prawem publikowanego profilu, cennika i materiałów.
5. Użytkownik zobowiązany jest do regularnego eksportu i archiwizacji dokumentacji we własnym zakresie w zakresie wymaganym przepisami zawodowymi; Serwis udostępnia narzędzia eksportu, lecz nie zastępuje archiwum Użytkownika.
6. Usługodawca nie odpowiada za szkody i roszczenia — w tym roszczenia Pacjentów i osób trzecich oraz sankcje organów — powstałe w wyniku nieprawidłowego korzystania z Serwisu przez Użytkownika, w szczególności: naruszenia prawa lub Regulaminu, wprowadzenia danych bez podstawy prawnej, nieodebrania wymaganych zgód, udostępnienia dostępu osobom nieuprawnionym, zaniedbania obowiązków administratora danych lub zasad etyki zawodowej. Za takie zdarzenia odpowiada wyłącznie Użytkownik jako administrator danych i podmiot prowadzący działalność.

§10. Dane pacjentów i powierzenie przetwarzania

W zakresie danych Pacjentów Użytkownik jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 RODO.

1. Przedmiot i cel: przechowywanie i przetwarzanie danych Pacjentów wyłącznie w celu świadczenia funkcji Serwisu na polecenie Użytkownika.
2. Rodzaj danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane o wizytach i płatnościach, dokumentacja kliniczna (notatki, plany terapii, karty pracy, ankiety), zgody — w tym dane szczególnych kategorii dotyczące zdrowia (art. 9 RODO).
3. Czas: przez okres korzystania z Serwisu, do momentu usunięcia danych zgodnie z §13.
4. Obowiązki Usługodawcy: przetwarzanie wyłącznie na udokumentowane polecenie; zapewnienie poufności osób upoważnionych; środki techniczne i organizacyjne (szyfrowanie danych identyfikujących w bazie, szyfrowanie transmisji, izolacja danych na poziomie wierszy bazy, uwierzytelnianie dwuetapowe, kopie zapasowe, dziennik audytu); pomoc w realizacji praw osób i obowiązków z art. 32–36 RODO; usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu usługi; udostępnianie informacji niezbędnych do wykazania zgodności.
5. Podpowierzenie: Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających (dostawcy infrastruktury chmurowej, uwierzytelniania, modeli AI, płatności oraz operatorzy e-mail i SMS), których aktualna lista dostępna jest pod adresem https://evokepro.org/podprocesorzy. O zamiarze zmiany Usługodawca informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem; sprzeciw uprawnia Użytkownika do wypowiedzenia umowy na zasadach §14.
6. Lokalizacja: dane przechowywane są w centrach danych na terenie Unii Europejskiej. Transfer poza EOG następuje wyłącznie w oparciu o standardowe klauzule umowne lub decyzję o adekwatności.
7. Naruszenia: Usługodawca zawiadamia Użytkownika o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 48 godzin od stwierdzenia.
8. Izolacja kliniczna: dokumentacja kliniczna jest widoczna wyłącznie dla psychologa prowadzącego; administrator Gabinetu, recepcja i księgowość nie mają do niej dostępu — chyba że Użytkownik świadomie ją udostępni (np. przekazanie pacjenta).

§11. Zawieszenie i blokada Konta

1. Usługodawca może zawiesić Konto lub ograniczyć wybrane funkcje, gdy: (a) Użytkownik zalega z opłatą ponad 14 dni po wezwaniu; (b) zachodzi uzasadnione podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa, prawa lub Regulaminu; (c) wymaga tego organ władzy publicznej lub dostawca infrastruktury; (d) Konto jest wykorzystywane w sposób zagrażający stabilności Serwisu lub innym Użytkownikom.
2. O zawieszeniu Usługodawca informuje e-mailem, wskazując przyczynę i — gdy to możliwe — warunki przywrócenia. W okresie zawieszenia dane Użytkownika są zachowane, a dostęp do eksportu danych pozostaje otwarty.
3. Zawieszenie nie zwalnia z obowiązku zapłaty za opłacony już okres i nie stanowi podstawy do roszczeń wobec Usługodawcy, jeżeli było uzasadnione.

§12. Odpowiedzialność i dostępność

1. Serwis świadczony jest w modelu „tak jak jest" (as is) z należytą starannością. Usługodawca dokłada starań, by Serwis był dostępny nieprzerwanie, lecz nie gwarantuje określonego poziomu dostępności ani nieprzerwanego, bezbłędnego działania; zastrzega prawo do przerw technicznych, o których planowanych informuje z wyprzedzeniem, w miarę możliwości poza godzinami pracy gabinetów.
2. Usługodawca wykonuje codzienne kopie zapasowe bazy danych i przechowuje je przez 7 dni. Kopie służą odtworzeniu Serwisu po awarii i nie stanowią archiwum Użytkownika ani gwarancji odzyskania pojedynczych, samodzielnie usuniętych rekordów.
3. Usługodawca nie odpowiada za: (a) skutki decyzji klinicznych, diagnostycznych i terapeutycznych Użytkownika; (b) treść, prawidłowość i legalność danych wprowadzanych przez Użytkownika lub Pacjentów; (c) działanie, dostępność i zmiany warunków usług zewnętrznych (Google, Stripe, operatorzy SMS i e-mail, dostawcy infrastruktury chmurowej); (d) niedostarczenie lub opóźnienie wiadomości e-mail/SMS z przyczyn leżących po stronie operatorów lub odbiorców; (e) skutki udostępnienia danych logowania, linków publicznych lub tokenów przez Użytkownika; (f) skutki siły wyższej, awarii sieci, ataków na infrastrukturę, działań organów władzy; (g) utratę danych, której można było uniknąć przez eksport dostępny w Serwisie.
4. Wobec Użytkowników niebędących konsumentami: odpowiedzialność Usługodawcy, bez względu na podstawę prawną, ograniczona jest do rzeczywistej szkody (damnum emergens) i łącznie do kwoty opłat uiszczonych przez Użytkownika w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, a w przypadku Planu bezpłatnego — do 500 zł. Wyłączona jest odpowiedzialność za utracone korzyści, szkody pośrednie, utratę renomy oraz roszczenia osób trzecich. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.
5. Roszczenia z umowy wobec Usługodawcy Użytkownik niebędący konsumentem zgłasza nie później niż w ciągu 12 miesięcy od zdarzenia; po tym terminie wygasają, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

§13. Własność intelektualna

1. Serwis, jego kod, interfejs, znaki i biblioteka kart pracy EvokePRO są chronione prawem autorskim i przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom.
2. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Serwisu w okresie obowiązywania umowy.
3. Treści wprowadzone przez Użytkownika (notatki, własne karty pracy, opisy usług) pozostają jego własnością; Użytkownik udziela Usługodawcy licencji wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
4. Usługodawca może wykorzystywać zanonimizowane i zagregowane dane o korzystaniu z Serwisu (np. liczba wizyt, popularność funkcji) do rozwoju produktu i statystyk — bez możliwości identyfikacji Użytkownika lub Pacjenta.
5. Zabronione jest kopiowanie, dekompilacja, tworzenie dzieł zależnych ani odtwarzanie Serwisu lub biblioteki kart pracy EvokePRO poza zakresem dozwolonym przez prawo.

§14. Czas trwania, wypowiedzenie, wydanie i usunięcie danych

1. Umowa zawierana jest na czas nieoznaczony. Użytkownik może ją wypowiedzieć w każdej chwili, usuwając Konto lub przesyłając żądanie na mail@evokepro.org; opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi (z zastrzeżeniem §16).
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z ważnych przyczyn — w szczególności zakończenia lub istotnej zmiany świadczenia usługi, zmiany modelu działalności, przyczyn technicznych, prawnych lub ekonomicznych — z zachowaniem 2-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie następuje e-mailem na adres Konta; w okresie wypowiedzenia Serwis działa bez zmian, a Użytkownik otrzymuje zwrot opłaty za niewykorzystany, już opłacony okres.
3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie: rażącego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu lub prawa; zalegania z opłatą ponad 30 dni; wykorzystania Serwisu do działań zagrażających bezpieczeństwu danych; uzasadnionego żądania organu władzy publicznej.
4. Wydanie danych. Przez cały okres umowy, w okresie wypowiedzenia oraz przez 30 dni po rozwiązaniu umowy Użytkownik może samodzielnie wyeksportować dane (kartoteka Pacjentów, dokumentacja kliniczna, wizyty, płatności) w formatach czytelnych maszynowo (CSV/JSON/PDF). Na żądanie zgłoszone w tym okresie Usługodawca przekaże kompletny eksport na wskazany adres w ciągu 14 dni. Usługodawca nie odpowiada za brak eksportu, jeżeli Użytkownik nie skorzystał z tej możliwości w terminie.
5. Usunięcie danych. Po upływie 30 dni od rozwiązania umowy dane Konta i powierzone dane Pacjentów są trwale usuwane z systemów produkcyjnych, a kopie zapasowe wygasają w cyklu do 7 dni — z wyjątkiem danych, których przechowywanie nakazują przepisy (np. dokumenty księgowe) oraz zanonimizowanych statystyk. Na wyraźne żądanie Użytkownika dane mogą zostać usunięte wcześniej.
6. Zakończenie umowy nie zwalnia Użytkownika z obowiązku zapłaty należności powstałych przed jej rozwiązaniem. Obowiązek przechowywania dokumentacji przez okresy wynikające z przepisów zawodowych spoczywa na Użytkowniku jako administratorze.

§15. Reklamacje

1. Reklamacje można składać na adres mail@evokepro.org, wskazując Konto, opis problemu i oczekiwania.
2. Usługodawca odpowiada w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji. Reklamacje dotyczące płatności od Pacjentów realizowanych przez Stripe Connect oraz usług zewnętrznych są przekazywane właściwemu dostawcy.

§16. Prawo odstąpienia (konsumenci)

1. Użytkownik, o którym mowa w §2 ust. 5, może odstąpić od umowy o Plan płatny w terminie 14 dni bez podania przyczyny, składając oświadczenie na mail@evokepro.org.
2. Jeżeli Użytkownik zażądał rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu odstąpienia, zwrot obejmuje kwotę proporcjonalną do niewykorzystanego okresu.
3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w tym platformy ODR: ec.europa.eu/consumers/odr.

§17. Zmiany regulaminu i cennika

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany prawa lub jego wykładni, zmiany funkcji Serwisu, zmiany dostawców lub warunków usług zewnętrznych, względów bezpieczeństwa, zmiany modelu biznesowego lub cennika. O zmianie informuje e-mailem i w Serwisie co najmniej 14 dni przed wejściem w życie.
2. Brak wypowiedzenia umowy przed datą wejścia zmian w życie oznacza ich akceptację. Zmiany cennika nie dotyczą już opłaconego okresu.
3. Zmiany o charakterze redakcyjnym, korzystne dla Użytkownika lub wynikające z dodania nowych, opcjonalnych funkcji mogą wejść w życie bez zachowania terminu, o którym mowa w ust. 1.

§18. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory z Użytkownikami niebędącymi konsumentami rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy; strony dołożą starań, by spór rozwiązać polubownie w ciągu 30 dni od zgłoszenia.
2. Usługodawca może przenieść prawa i obowiązki z umowy na podmiot powiązany lub następcę prawnego, zapewniając ciągłość usługi; o przeniesieniu informuje Użytkownika.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy, a postanowienie nieważne zastępuje się najbliższym mu ważnym.
4. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności, stanowiąca integralną część Regulaminu.
5. Regulamin obowiązuje od dnia wskazanego w nagłówku.